資料を作りこむほど、合意が取れない？
突然ですが、駆け出しコンサルだったころの、苦い思い出があります。
新卒2年目になったばかりの頃。
3つプロジェクトを経験したこともあって、ある程度「スキのない資料づくり」に自信を持ててきたタイミングでした。
で、4つ目のプロジェクトに参画した次の日に、クライアントとの会議で、早速アジェンダを1つ任せてもらいました。
「よし、早く自分のことを、価値のある人材だと認めてもらうぞ」と思い、張り切って資料を作りました。
大したアジェンダではなかったのですが、
- 今回検討したい論点は何か？
- プロジェクト全体における、今回の論点の位置づけは何か？
- 論点に対して、考えられるオプションは何か？
- 想定される懸念やリスクは何か？
と、考えたことを全て資料に落とし込んだわけです。
そして、いざ会議本番を迎え、意気揚々と10分ほど説明をしたわけですが・・・
まあ、刺さってないこと。
あ、話を聞いてもらえていない感が半端ないなーと、冷や汗を書きながら、最後まで説明をし切りました。
幸いにも、そのクライアントはとても親切な方で、プレゼンのどこがダメだったのかを教えてくださいました。
「説明が丁寧すぎる。そこまで説明されなくても、こっちはちゃんと理解している。というか、君より理解している」
「てか、資料を丁寧に作りこみすぎ」
と、確かこんなフィードバックをもらいました。
その後、私の上司が次のアジェンダを仕切っていたのですが、これが非常にスムーズだったんですね。
別に資料はそんなに綺麗なわけでもなく、何なら「え、これだけ？ただの箇条書きやんけ」と思うようなスライドもあって。
でも、不思議なことに、クライアントが前のめりに、楽しそうに自分の意見を発言して、
上司はその意見をタイムリーに反映しながら、その場で資料をアップデートしていきます。
そして、何の苦労もない感じで、合意に至っていました。
当時の私は、何だか自分の努力を全否定された気になって、しょんぼりしてました。
自分の中で「コンサルはカッコよくて隙の無い資料を作らなきゃ」と思い込んでたんですね。
その労力が空回りしたわけです。
一方、上司は、資料を作りこまずとも、その場で参加者に意見を出してもらって、それをまとめて成果物を作り上げていました。
そのコストパフォーマンスの良さに、唖然としたものです。
いったい、上司と私とで、何が大きく違ったのだろうか？
どこが分かれ目だったのだろうか？
…これらの疑問に、クリアな答えを出せず、数年モヤモヤしていたところ、
やっと救世主のような本と出会うことができました。
その名も『気持ちよく人を動かす』。
『気持ちよく人を動かす』はどんな本？
本書は、あの名著『無敗営業』を書かれた高橋 浩一氏の新刊です。
もし、 『無敗営業』 にも関心をお持ちの方は、以下の記事もご覧ください。
さて、 『気持ちよく人を動かす』 の全体像を示しておくと
- 「競争」ではなく「共創」のディスカッションとは何か？
⇒共創するためには、7つの力が必要 - 疑問や反論も想定して準備するためにどうするか？＝①想定する力
- 突っ込みを歓迎し、双方向にやりとりするためにどうするか？＝②段取りする力
- 4つの壁を乗り越える方法は何か？
- 「関係性の壁」を解決する＝③理解する力
- 「情報整理の壁」を解決する＝④見える化する力
- 「思い込みの壁」を解決する＝⑤思い込みを外す力
- 「損得勘定の壁」を解決する＝⑥軸を動かす力
- 相手と二人三脚で推進するためにどうするか？＝⑦巻き込む力
こんな感じで、気持ちよく人を動かすためのステップや、そのための力が体系的に紹介されています。
筆者が戦略コンサル出身なのもあって、非常にロジカルにまとまっています。
コスパよく合意を得るために必要なこと
中でも、個人的に一番、心に残ったポイントが。
それは「コスパよく合意を得るには、参加者の意見を取り入れること（もしくは、取り入れた感を出すこと）」。
本書を読んでいると、
- 一方的に、こちらの話を押し付けないこと
- 相手の話す時間をしっかりと確保すること
が、いろんな章で強調されていました。
特に印象的だったのは、「会議資料における、初期情報と追加情報のバランス」です。
- 初期情報とは、最低限、相手との会話がスタートするのに必要な情報
- 追加情報とは、何かしら相手の考えに影響を与える情報。相手の受け入れ体制ができていないと、あまり意味が無い情報
この2つの情報の比率が、合意を得るためのカギになると。
比率は、ディスカッションの相手によって異なるみたいで、
本書の内容を踏まえると、以下の図のように整理できます。
確かに、この図の比率には見覚えがあります。
相手と信頼関係ができていて、反対される懸念がないんだったら
- こちらの意見をとりあえず全部話す
- 相手は「うん、OK」と言う
このツーパンチでケリがつくでしょう。
一方で、相手との関係性があまりなく、警戒感を抱かれているとき。
こういうときは、相手が話す比率を増やさなくてはなりません。
そのためにも、「相手が話せるようになるための最小限の情報＝初期情報」を伝え、あとは相手に話してもらう。
そして、相手の関心事に応じて、「追加情報」を伝える。
この比率の配分をミスってしまったのが、冒頭で述べた失敗につながったのでしょう。
『「仕事ができるやつ」になる最短の道』でも書かれていましたが、
コミュニケーションで最も大切なのは「自分が話したいことではなく、相手が聞きたいことを話す」こと。
この1点を意識すれば、自ずと話す比率は、上記の図みたいに調整されるのかもしれませんね。
そんな、「合意を得るための本質」に触れることができる一冊でした。
